Halı Yıkamada Caller ID (Arayan Kimliği): Telefonda, Santralde ve Bilgisayarda Arayan Müşteriyi Görmek

Telefon çaldığında bugün ne oluyor?

Bir halı yıkama firmasında telefon, dükkânın kapısıdır; iş oradan girer. Arayan kim olduğunu söyler, adresini tarif eder, siz de bir kâğıda ya da eski bir fişin arkasına not alırsınız. Aynı müşteri üçüncü kez aradığında bile bu konuşma baştan yapılır. Hata da tam burada çıkar: yanlış duyulan sokak adı, atlanan kat numarası, aynı soyadlı iki müşterinin birbirine karışması.

Arayan müşteriyi ekranda görmek bu konuşmayı tersine çevirir. Telefon çalarken müşterinin kim olduğu, nerede oturduğu, borcu olup olmadığı ve halısının hangi aşamada olduğu ekrandadır. Bilgi toplamak yerine bilgiyi teyit edersiniz.

ProTakip'te Caller ID'nin üç yolu

Üç yol birlikte de kullanılabilir: sekreter bilgisayarda santral aramalarını, şoför sahada cep telefonuna gelen aramaları görür. Hepsi aynı müşteri listesine bakar.

1. Android telefonda Caller ID

Kartta neler görünür?

• Müşteri numarası ve adı, telefonu ve adresi
• Müşteri notları (kapı kodu, kat, «öğleden sonra arayın» gibi)
• Borç durumu: müşterinin borcu varsa kırmızıyla gösterilir
• Son sipariş tarihi ve toplam sipariş sayısı
• Açık siparişlerin aşaması, adetleriyle: Teslim Alınacak, Yıkamada, Teslime Hazır, Teslimat Listesinde, Randevu, Hizmette
• VIP şeridi ve kara listedeki müşteri için kırmızı uyarı

Numara kayıtlı değilse kart Yeni Numara yazar. Bu da başlı başına bilgidir: yeni bir müşteriyle konuştuğunuzu anlar, adresi baştan alırsınız.

Karttaki düğmeler

Kart ekranda sürüklenerek kenara alınabilir ve yalnızca kapatma düğmesiyle kapanır; konuşurken yanlışlıkla kaybolmaz.

Birden fazla markayla çalışan firmalarda karttan açılan sipariş, müşterinin kayıtlı markası seçili olarak gelir; fiş ve mesajlar o markanın adıyla gider. Ayrıntılar: çok markalı halı yıkama yönetimi.

Telefon çalmadan önce, görüşme bitince yeniden

ProTakip'in arayan kimliği Android'in arama sistemine bağlı çalışır. Bu yüzden kart çoğu zaman telefon çalmaya başlamadan bir an önce ekranda olur; telefonu açtığınızda kiminle konuşacağınızı zaten bilirsiniz.

İki ayar daha vardır. Giden aramalarda da kart çıkar; müşteriyi aradığınızda açık siparişi önünüzdedir. Görüşme bitince kart yeniden gösterilir; konuşmada söz verilen alış gününü hemen siparişe işlemek için. İkisi de istenirse kapatılır.

İnternet olmadan ve uygulama kapalıyken

Halı yıkamacıların çoğu çift hatlı telefon kullanır ve bu telefonların çoğunda bir hatta arama başladığında diğer hattın interneti kesilir. Müşteri bilgisini tam o anda internetten çekmeye çalışan bir uygulama, en çok ihtiyaç duyulan saniyede boş kart gösterir.

ProTakip müşteri listesini telefonun içinde saklar; kart bu yerel kayıttan açılır. Liste uygulama açıkken birkaç dakikada bir, internet geri geldiğinde ve siparişlerde değişiklik olduğunda kendiliğinden güncellenir. Uygulama kapatılmış olsa bile arama geldiğinde kart çıkar. Bodrumda, kapalı otoparkta ya da köy yolunda da aynı kart görünür.

Arama Geçmişi

Uygulamadaki Arama Geçmişi ekranı telefonun son 100 aramasını müşteri listesiyle eşleştirerek gösterir: kimin aradığı ve kaç siparişi olduğu, gelen, giden veya cevapsız olduğu, süre ve saat. Kayıtlı müşteriye dokununca kartı açılır; kayıtlı olmayan numarada Geri Ara, WhatsApp, SMS ve Müşteri Kaydet seçenekleri çıkar. Öğle arasında kaçırılan aramaları geri dönmek için en hızlı yol budur.

Kurulum

1. Telefonun Android 10 veya üzeri olduğundan emin olun.
2. Uygulamada ayarlardan Arayan Kimliği bölümüne girin ve Arayan Kimliğini Aç'a dokunun.
3. Sırasıyla telefon izni, diğer uygulamaların üzerinde gösterme izni ve arayan kimliği uygulaması olma izni istenir; üçünü de onaylayın.
4. Telefonun pil ayarlarında ProTakip'i pil tasarrufundan muaf tutun.
5. Mobil veriyi kapatıp kayıtlı bir numaradan aratarak kartın çıktığını deneyin.

2. Santralde Caller ID (NetGSM, Verimor)

Ofisinde bulut santral numarası kullanan firmalarda gelen arama bilgisayardaki web paneline (app.protakip.com) düşer. Santral kurulumu web panelinde NetGSM için adım adım yapılır; Verimor entegrasyonu uygulamanın Entegrasyonlar bölümünde yer alır. Santral hizmeti ve tarifesi santral sağlayıcısından alınır, ProTakip bu santrallerle entegre çalışır.

• Çağrı kayıtları: gelen ve giden aramalar listelenir; santral görüşmeyi kaydediyorsa kayıt çağrı listesinde, müşteri kartında ve uygulamadaki müşteri detayında dinlenir.
• Çağrı raporu: Raporlar bölümünde tarih ve numaraya göre süzülen çağrı arşivi.
• Santral çağrıları telefonda: firma sahibi veya yönetici, kendi telefonunda santral çağrılarını bildirim olarak görmeyi açabilir. Bu bildirim Android'de ve iPhone'da çalışır; ofiste olmayan patron hangi müşterinin aradığını görür.

3. Sabit hatta USB cihazla Caller ID

Analog sabit hattı olan dükkânlarda hat ile bilgisayar arasına USB arayan numara cihazı takılır. ProTakip CIDSHOW C812A ve C814A cihazlarıyla çalışır; cihaz birden fazla hattı destekliyorsa açılan pencerede aramanın hangi hattan geldiği de yazar.

1. Windows bilgisayara ProTakip'in küçük arayan numara köprü uygulamasını kurun.
2. Web panelinde arayan numara kurulumundan 6 haneli eşleştirme kodunu alın (kod 10 dakika geçerlidir) ve köprü uygulamasına girin.
3. Köprü Windows açılınca kendiliğinden başlar; telefon çaldığında arama web panelinde açılır.

Bilgisayardaki arama penceresi

Santralden veya USB cihazdan gelen arama, web panelinin sağ üst köşesinde sayfayı kapatmayan bir kart olarak ve zil sesiyle açılır. Aynı anda üç aramaya kadar kartlar üst üste durur ve küçültülebilir.

• Kayıtlı müşteride: ad, müşteri numarası, kara liste rozeti, bakiye durumu (borçlu, borcu yok, alacaklı), adres, son sipariş ve sipariş sayısı.
• Düğmeler: Müşteri (kartı açar), Sipariş (yeni sipariş), Harita (adresi Google Haritalar'da açar), Cari (müşterinin hesap hareketleri).
• Kayıtlı olmayan numarada: Yeni Müşteri Kaydı.

Kenar çubuğundaki Son Çağrılar listesi son gelen aramaları gösterir; bir aramayla meşgulken gelen diğer aramaya geri dönmek kolaylaşır. Bilgisayarla çalışmanın ayrıntıları: halı yıkama programı bilgisayarda çalışır mı?

Bir konuşmanın eski ve yeni hali

Eski hali: Telefon çalar, numara yabancı görünür. Adınızı alabilir miyim, adresiniz neydi, daha önce bizden hizmet almış mıydınız? Dört soru, iki dakika, bir kâğıt not. Borcu olan müşteriye farkında olmadan yeni sipariş açılır.

Yeni hali: Telefon çalar, kartta Ayşe Hanım, Çamlık Mahallesi, son sipariş üç hafta önce, bir halısı hazır yazar. «Ayşe Hanım merhaba, halınız hazır, yarın getirelim mi?» Tek cümle, otuz saniye, sisteme girilmiş bir teslimat.

Fark sadece hızda değildir. Müşteri adıyla karşılandığında kendini tanınmış hisseder; bu, küçük bir firmanın büyük firmalara karşı en güçlü kozudur.

Not alma hataları nasıl azalır?

• Telefon numarası yanlış yazılmaz; aramanın kendisinden gelir.
• Adres her seferinde sorulmaz; kayıtlı adres ekrandadır, değiştiyse karttan açılıp düzeltilir.
• Aynı müşteriye ikinci bir kayıt açılmaz; numara zaten tanınır.
• Borcu olan ya da kara listedeki müşteri, sipariş açılmadan önce görünür.

iPhone kullanıyorsam ne olur?

iPhone, uygulamaların arama ekranının üzerine kart çizmesine izin vermez; bu yüzden telefondaki arayan kartı yalnızca Android'de çalışır. iPhone kullanan firmalar için iki yol vardır: santral kullanılıyorsa santral çağrıları iPhone'a bildirim olarak düşer; ofiste ise web panelindeki arama penceresi kullanılır. Siparişleri cep telefonundan karşılayan kişinin Android telefon kullanması en pratik çözümdür.

Gizlilik: bu bilgi kime görünür?

Kartta görünen her şey firmanızın kendi müşteri kaydıdır; arayan kişi kendi telefonunda hiçbir şey görmez. Kart yalnızca firmanıza giriş yapmış ve arayan kimliği açılmış telefonlarda ve web panelinde çıkar.

Caller ID'li bir program seçerken sorulacak 7 soru

1. Kart internet yokken, çift hatlı telefonda arama sırasında da çıkıyor mu?
2. Uygulama kapalıyken çalışıyor mu, telefon çalmadan önce mi görünüyor?
3. Kartta borç durumu ve açık siparişlerin aşaması var mı?
4. Karttan tek dokunuşla sipariş açılıyor, WhatsApp ve SMS gönderilebiliyor mu?
5. Kayıtlı olmayan numara tek dokunuşla müşteri yapılabiliyor mu?
6. Santral ve sabit hat aramaları bilgisayarda görülebiliyor mu?
7. Kaçırılan aramalar müşteriyle eşleşmiş bir listede duruyor mu?

Diğer seçim kriterleri için halı yıkama programı nasıl seçilir rehberine, programın tamamı için ProTakip nedir? yazısına bakabilirsiniz.

Kart çıkmıyorsa kontrol listesi

• Telefon Android 10 veya üzeri mi?
• Ayarlarda Arayan Kimliği açık mı, üç izin de verildi mi?
• Pil tasarrufu ayarında ProTakip kısıtlamadan çıkarıldı mı?
• Müşterinin kayıtlı numarası, arayan numarayla aynı mı? Müşteri yeni bir numaradan aradıysa numarayı eski kayda ekleyin.
• Bilgisayarda görünmüyorsa: santral kurulumu tamamlandı mı, USB köprüsü açık ve eşleştirilmiş mi?

Sık Sorulan Sorular

ProTakip'te Caller ID internet olmadan çalışır mı?

Android telefonda evet. Müşteri listesi telefonun içinde saklanır; arama geldiğinde kart bu yerel kayıttan açılır. Çift hatlı telefonlarda arama sırasında internet kesilse bile kart çıkar. Liste, uygulama açıkken birkaç dakikada bir ve internet geri geldiğinde kendiliğinden güncellenir.

Uygulama kapalıyken arayan müşteri görünür mü?

Evet. Arayan kimliği Android'in arama sistemine bağlanır; uygulama kapalı olsa da telefon çalmadan önce kart ekrana gelir. Tek şart, telefonun pil tasarrufu ayarının uygulamayı kısıtlamamasıdır.

Caller ID iPhone'da çalışır mı?

iPhone, uygulamaların arama ekranının üzerine kart çizmesine izin vermediği için telefondaki arayan kartı yalnızca Android'de çalışır. Santral kullanan firmalarda santral çağrıları iPhone'a bildirim olarak düşer; bilgisayarda ise web panelindeki arama penceresi kullanılır.

Sabit hattan veya santralden gelen aramalar görünür mü?

Evet. NetGSM veya Verimor bulut santrali kullanan firmalarda gelen arama bilgisayardaki web paneline düşer ve müşteri kartı açılır. Analog sabit hatta ise USB arayan numara cihazı (CIDSHOW C812A / C814A) Windows bilgisayara bağlanır ve arama web panelinde görünür.

Arayan kartında hangi bilgiler görünür?

Müşteri numarası ve adı, telefonu, adresi, müşteri notları, borç durumu, son sipariş tarihi, toplam sipariş sayısı ve açık siparişlerin hangi aşamada olduğu. Müşteri kara listedeyse kırmızı uyarı çıkar. Kayıtlı olmayan numara Yeni Numara olarak gösterilir.

Karttan sipariş oluşturulabilir mi?

Evet. Kayıtlı müşteride Sipariş Oluştur düğmesi siparişi ad, telefon ve adres dolu olarak açar; açık siparişi olan müşteride Siparişi Düzenle de çıkar. Kayıtlı olmayan numarada Müşteri Kaydet düğmesi kayıt formunu numara dolu olarak açar.

Giden aramalarda da kart çıkar mı?

Evet, müşteriyi aradığınızda da kart çıkar; istenirse ayarlardan kapatılır. Görüşme bitince kartın yeniden görünmesi de ayrı bir ayardır ve konuşmadan hemen sonra sipariş açmayı kolaylaştırır.

Görüşmeler kaydedilir mi?

Telefondaki arayan kimliği görüşmeyi kaydetmez; yalnızca numarayı müşteri listesiyle eşleştirir. Santral entegrasyonunda ise santralin aldığı görüşme kayıtları çağrı listesinde ve müşteri kartında dinlenebilir.

Personelin telefonlarında da çalışır mı?

Evet. Firmaya giriş yapmış ve arayan kimliği açılmış her Android telefonda aynı kart çıkar; müşteri listesi hepsine iner.